Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site cezam.co est :

• Nom commercial : CEZAM
• Dénomination sociale : CZM CEZAM
• Forme juridique : EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée)
• Adresse : 230 avenue de la Californie, 06200 Nice
• Courrier électronique : reservations@cezam.co

Le local dans lequel le service est fourni est situé au 1 rue de la Préfecture, 06300 Nice. Cette adresse n’est indiquée comme adresse du responsable du traitement que si elle correspond également à son siège social ou à son adresse professionnelle déclarée.

2. Personnes concernées

La présente politique concerne :

• le client qui réserve et paie le service, appelé l’« hôte » dans le formulaire ;
• le voyageur, l’agent de ménage ou toute autre personne désignée pour récupérer les clés, appelé le « bénéficiaire » ;
• les visiteurs du site.

Lorsque l’hôte renseigne les données d’un bénéficiaire, il doit être autorisé à les communiquer et lui transmettre la présente politique. Si son adresse électronique est renseignée afin qu’il reçoive directement les informations d’accès, le bénéficiaire reçoit également les informations utiles au traitement de ses données.

Lorsque les données du bénéficiaire sont collectées indirectement auprès de l’hôte, CEZAM doit l’informer dans les délais prévus par l’article 14 du RGPD, au plus tard lors de la première communication avec lui ou de la première transmission de ses données à un destinataire, et au plus tard dans le délai légal applicable, sauf exception prévue par le RGPD.

3. Données collectées

3.1 Données obligatoires de l’hôte

Pour effectuer une réservation, CEZAM collecte :

• prénom ;
• nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• dates et durée de réservation ;
• informations nécessaires à la facturation et statut du paiement.

Ces données sont nécessaires pour conclure et exécuter la réservation, envoyer la confirmation et le code, et contacter l’hôte en cas d’incident. À défaut, la réservation ne peut pas être traitée.

3.2 Données facultatives du bénéficiaire

Si l’hôte choisit de les renseigner à l’avance, CEZAM peut collecter :

• nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone.

L’absence de ces données n’empêche pas la réservation. L’hôte peut transmettre lui-même le code au bénéficiaire.

3.3 Notes libres

L’hôte peut ajouter des notes facultatives utiles à la réservation. Il ne doit pas y inscrire de données sensibles, de codes d’accès à un logement, de données bancaires ou d’informations sans rapport avec le service.

3.4 Données de paiement

Le paiement est traité par Stripe. CEZAM reçoit les informations nécessaires à la confirmation et au suivi du paiement, telles que son statut, son montant et une référence de transaction. CEZAM ne reçoit pas le numéro complet de la carte bancaire.

3.5 Données techniques et mesure d’audience

CEZAM utilise Matomo pour mesurer l’audience et comprendre l’utilisation générale du site. Matomo est installé sur le serveur du site et configuré sans cookies. Les données de mesure d’audience ne sont donc pas transmises à un prestataire d’analytics tiers.

[À VÉRIFIER AVANT PUBLICATION : confirmer l’anonymisation des adresses IP, l’absence de suivi entre sites, l’absence d’identifiant persistant et le respect de l’ensemble des réglages exigés par la CNIL pour une mesure d’audience exemptée de consentement.]

4. Finalités et bases légales

4.1 Gestion de la réservation

Les données de l’hôte sont utilisées pour :

• enregistrer et confirmer la réservation ;
• calculer et facturer le prix ;
• gérer les demandes de modification, d’annulation, de rétractation et les réclamations ;
• assurer le suivi du service.

La base légale est l’exécution du contrat ou l’accomplissement de mesures précontractuelles demandées par l’hôte, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

4.2 Création et gestion de l’accès Keycafe

Les données nécessaires sont transmises à Keycafe afin de créer l’accès au casier pour la période réservée. Keycafe reçoit les informations nécessaires à cette opération, notamment le nom, l’adresse électronique du bénéficiaire renseigné et les dates de la réservation.

Pour l’hôte, ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat. Pour un bénéficiaire qui n’est pas partie au contrat, il repose sur l’intérêt légitime de CEZAM et de l’hôte à organiser la remise sécurisée des clés et à exécuter la réservation, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

4.3 Envoi de la confirmation et du code

Les coordonnées sont utilisées pour envoyer la confirmation et le code par courrier électronique, ainsi que par SMS lorsque ce canal est disponible.

Pour l’hôte, la base légale est l’exécution du contrat. Pour le bénéficiaire, le traitement repose sur l’intérêt légitime décrit à l’article 4.2.

4.4 Paiement, facturation et comptabilité

Les données sont utilisées pour traiter le paiement, émettre les justificatifs nécessaires, tenir la comptabilité et respecter les obligations fiscales et légales.

Les bases légales sont l’exécution du contrat et le respect des obligations légales applicables à CEZAM, conformément à l’article 6, paragraphe 1, points b) et c) du RGPD.

4.5 Mesure d’audience

La mesure d’audience strictement limitée au fonctionnement et à l’amélioration du site repose sur l’intérêt légitime de CEZAM lorsqu’elle respecte toutes les conditions permettant une exemption de consentement.

Si la configuration ne remplit pas ces conditions, le traitement ne doit être déclenché qu’après le consentement du visiteur.

4.6 Cookies et traceurs non essentiels

Le dépôt ou la lecture de cookies et traceurs non strictement nécessaires repose sur le consentement du visiteur. Celui-ci peut accepter, refuser ou retirer son consentement à tout moment au moyen du bandeau CookieYes.

4.7 Prospection commerciale

Au regard des informations actuellement disponibles, les coordonnées collectées pour la réservation ne sont pas annoncées comme étant utilisées à des fins de prospection commerciale.

[À VALIDER AVANT PUBLICATION : si CEZAM souhaite envoyer des offres commerciales, ajouter cette finalité, déterminer la base légale adaptée au canal et au destinataire, mettre en place le recueil du consentement lorsqu’il est requis ainsi qu’un moyen simple d’opposition.]

5. Destinataires et sous-traitants

Seules les personnes autorisées au sein de CEZAM et les prestataires ayant besoin des données pour leur mission peuvent y accéder.

5.1 Stripe

Stripe traite le paiement par carte, l’authentification du paiement, la prévention de la fraude et la gestion des remboursements. Stripe reçoit les données nécessaires au paiement.

5.2 Keycafe

Keycafe fournit la solution technique de casiers connectés et crée l’accès physique pour les dates réservées. Les données qui lui sont communiquées sont limitées à celles nécessaires à la création et à la gestion de cet accès.

5.3 Brevo

Brevo assure l’envoi des courriers électroniques de confirmation et des SMS contenant le code lorsque l’envoi par SMS est activé. Brevo reçoit les coordonnées du destinataire et le contenu nécessaire à l’envoi.

5.4 IONOS

IONOS SE héberge le site et peut, dans ce cadre, traiter les données techniques et les données enregistrées par le site.

5.5 Matomo

Matomo est utilisé comme logiciel de mesure d’audience auto-hébergé sur le serveur du site. Dans cette configuration, Matomo n’est pas un destinataire externe des données d’audience.

5.6 CookieYes

CookieYes fournit l’interface de gestion des choix relatifs aux cookies. [À VÉRIFIER : données effectivement traitées par CookieYes, mode de stockage de la preuve des choix, localisation et rôle contractuel exact.]

CEZAM peut également communiquer des données aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu’une disposition légale l’impose.

CEZAM ne vend pas les données personnelles.

6. Transferts hors de l’Espace économique européen

Matomo étant auto-hébergé sur le serveur du site, les données de mesure d’audience ne sont pas transférées à un prestataire d’analytics tiers.

En revanche, la localisation et les mécanismes de transfert applicables aux autres prestataires dépendent des contrats, des entités contractantes, de leurs sous-traitants ultérieurs et des réglages des comptes CEZAM.

[À COMPLÉTER AVANT PUBLICATION APRÈS VÉRIFICATION DES CONTRATS STRIPE, KEYCAFE, BREVO, IONOS ET COOKIEYES :

• indiquer si des données sont transférées hors de l’Espace économique européen ;
• indiquer les pays concernés ;
• préciser le mécanisme juridique applicable, par exemple décision d’adéquation, cadre UE-États-Unis lorsque l’entité est certifiée, ou clauses contractuelles types accompagnées des garanties nécessaires ;
• indiquer comment obtenir une copie des garanties applicables.

]

7. Durées de conservation

Les durées ci-dessous constituent des propositions à valider et à mettre en œuvre techniquement avant la publication :

Catégorie de données	Durée proposée
Données de réservation et coordonnées de l’hôte	Pendant l’exécution du service, puis archivage intermédiaire pendant 5 ans à compter de la fin de la réservation pour la preuve du contrat et la gestion des réclamations
Contrat conclu par voie électronique d’un montant égal ou supérieur à 120 €	De la conclusion jusqu’à l’exécution de la prestation, puis pendant 10 ans à compter de celle-ci, conformément aux articles L. 213-1, D. 213-1 et D. 213-2 du Code de la consommation
Données facultatives du bénéficiaire	Suppression de la base active à la fin de la réservation, puis conservation uniquement si elle est nécessaire à la preuve de l’exécution ou à la gestion d’un incident, au maximum 5 ans
Code d’accès	Désactivation à la fin de la période réservée et suppression ou anonymisation dans un délai proposé de 3 mois, sauf incident nécessitant une conservation limitée
Notes libres	Même durée que les données de réservation, avec suppression anticipée lorsqu’elles ne sont plus nécessaires
Données et pièces comptables ou de facturation	10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, conformément aux obligations comptables
Références de paiement et remboursements	Durée nécessaire à la gestion de la transaction, puis durée légale comptable ou durée nécessaire à la défense des droits
Données détaillées de mesure d’audience Matomo	13 mois maximum, puis suppression ou anonymisation ; statistiques agrégées anonymes conservables plus longtemps
Preuve des choix CookieYes	[À VÉRIFIER : durée configurée et durée nécessaire pour démontrer le consentement ou le refus]
Données de prospection, uniquement si cette finalité est mise en place	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact pertinent, sous réserve du droit d’opposition et des règles propres au canal utilisé

Lorsqu’un litige est en cours, les données strictement nécessaires peuvent être conservées jusqu’à l’expiration des voies de recours. À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées.

Les durées configurées chez Stripe, Keycafe, Brevo, IONOS et CookieYes doivent être alignées sur ces règles ou justifiées par leurs propres obligations légales.

8. Sécurité

CEZAM met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.

L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin. Les sous-traitants doivent présenter des garanties suffisantes et agir dans le cadre d’un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.

Aucun système n’offrant une sécurité absolue, toute personne constatant un incident ou recevant un code qui ne lui est pas destiné est invitée à prévenir immédiatement CEZAM à reservations@cezam.co.

9. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut demander :

• l’accès à ses données ;
• leur rectification si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• leur effacement ;
• la limitation de leur traitement ;
• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• la portabilité des données qu’elle a fournies lorsque le traitement repose sur le contrat ou le consentement et est automatisé ;
• le retrait de son consentement à tout moment pour les traitements qui reposent sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.

Ces droits peuvent être limités dans les cas prévus par la loi, notamment lorsque certaines données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou défendre des droits en justice.

10. Exercice des droits

Toute demande peut être adressée à :

reservations@cezam.co

La demande doit permettre d’identifier la personne concernée et préciser le droit exercé. CEZAM peut demander un justificatif d’identité uniquement en cas de doute raisonnable et ne collecte alors que les éléments nécessaires à la vérification.

CEZAM répond dans le délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, sous réserve d’en informer la personne dans le premier mois.

11. Réclamation auprès de la CNIL

Si une personne estime, après avoir contacté CEZAM, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés :

CNIL

3 place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris Cedex 07

Site internet : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

12. Cookies et gestion du consentement

Le bandeau CookieYes permet au visiteur de gérer les catégories suivantes :

• nécessaires ;
• fonctionnels ;
• analytiques ;
• performance ;
• publicité.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne requièrent pas de consentement. Les autres catégories ne doivent être activées qu’après le choix du visiteur.

Matomo est configuré sans cookies et auto-hébergé. S’il respecte l’ensemble des conditions de l’exemption de la CNIL, sa mesure d’audience peut fonctionner sans consentement. Cette qualification doit correspondre à la configuration technique réelle.

Le visiteur peut modifier ou retirer ses choix à tout moment au moyen du lien ou bouton de gestion des cookies fourni par CookieYes sur le site. La présente section décrit les principes applicables sans reproduire la liste technique, susceptible d’évoluer, affichée par l’outil de gestion du consentement.

13. Modification de la politique

CEZAM peut mettre à jour la présente politique pour tenir compte d’une évolution du service, des prestataires ou de la réglementation. La date de la dernière version est indiquée ci-dessous. Toute modification importante est portée à la connaissance des personnes concernées par un moyen adapté.

Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER : date de publication]